Tofaş kurum kültürünün merkezinde yer alan iş etiği kurallarına bağlılık, yolsuzluk ve rüşvete karşı “sıfır tolerans” anlayışı tüm faaliyetlerimize yön vermektedir. “Tofaş Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri” etik değerler ve uymamız gereken kuralları düzenlemektedir. “Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası” yolsuzluk ve rüşvet ile mücadeleye olan bakış açımızı tanımlamaktadır.

Bu kural ve politikalar çerçevesinde, her türlü şirket varlığı ve bilgisinin korunması, çıkar çatışmasının önlenmesi, iş ortaklıklarının kurulmasında dikkat edilmesi gereken hususlar, iş sağlığı ve güvenliği, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele, çıkar çatışmasının önlenmesi, iş etiğine uygun davranılması konuları yer almaktadır. Bu kural ve ilkelerin ihlali durumunda ihlal bildirim süreci için var olan mekanizmalar, uygulanan disiplin kuralları ve yaptırımlar aynı kural ve politikalar çerçevesinde tanımlanmış olup ortaya çıkan süreçler hassasiyetle değerlendirilmektedir. Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’nin (UNGC) yolsuzlukla mücadele başlıklı 10. ilkesi iş etiği ve yolsuzlukla mücadele konusundaki yaklaşımımıza rehber olmaktadır.

Yolsuzlukla Mücadele Politikası ve Sistemleri

Tofaş Etik Kurulu ve İç Denetim Müdürlüğü koordinasyonu altında iş etiği ve yolsuzlukla mücadele için risk bazlı değerlendirme, izleme, denetleme, raporlama ve eğitim faaliyetlerinin yer aldığı uyum programı takip edilir. İş süreçlerinde benimsenen görevler ayrılığı ilkesi ve gerekli kontrol noktalarının tanımlanması ile yolsuzluğun önlenmesi konusunda önemli adımlar atılmıştır. İç Denetim Müdürlüğünün yaptığı denetimler ile iş süreçleri ve kontrol noktalarının işlevselliği ve etkinliği periyodik olarak gözden geçirilir. İş süreçleri ve şirketin finansal tabloları ayrı bağımsız denetim ekiplerince yılda en az 2 kez olmak üzere denetime tabi tutulur.

Şirket faaliyetlerinin Tofaş Etik Kuralları, Tofaş Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası ve ilgili yasal mevzuatlara uyumlu olarak yürütülmesinden Tofaş Yönetim Kurulu birinci dereceden sorumludur. Tofaş Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilen Tofaş Etik Kurulu bu görevi yerine getirir. Tofaş Etik Kurulu 6 ayda bir veya üyelerden birinin çağrısı üzerine toplanmakta olup; CEO, Baş Hukuk Müşaviri, İnsan Kaynakları Direktörü ve ilgili diğer direktörlerden oluşmaktadır. Etik ilkelerin şirket içinde yayılması ve anlaşılması, iç ve dış paydaşlarla iletişim, gerekli durumlarda etik kuralların revizyonundan ve etkin yönetiminden Etik Kurul sorumludur. Çalışanların ve üçüncü kişilerin ihlal bildirimlerinin incelenmesi ve karara bağlanmasını, gerekli durumlarda soruşturma komisyonlarının kurulması ve kararların disiplin prosedürüne uygun olarak uygulanması ve ilgili mercilerin bilgilendirilmesinden de Etik Kurul sorumludur. Tofaş Etik Davranış Kuralları ve Personel Yönetmeliğinde, ihlal durumunda uygulanacak sözleşme feshine kadar varan yaptırımlar düzenlenmiştir.

Belirlenen etik kurallara ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikasına sağlanan uyumun gözlenmesi ve denetimi de Tofaş Etik Kurul tarafından gerçekleştirilir. Etik kurallar ve politikalara uyum İç Denetim Müdürlüğü tarafından yapılan periyodik denetleme faaliyetleri ile denetlenir. Söz konusu kural ve politikalara ait riskler belirlenirken risk bazlı değerlendirme esas alınır. Bu değerlendirme esnasında gerçekleşen faaliyetin niteliği, gerçekleştirildiği yer, maruz kalınan iç ve dış riskler, devam eden iç kontroller gibi birçok faktör de hesaba katılır. Yolsuzluk ve rüşvet riski maruz kalınan iç ve dış risklerin tespitinde büyük önem arz etmektedir.

Tofaş İç Denetim Müdürlüğünün hazırladığı risk değerlendirme sonuçlarına göre gerekli görülen noktalarda iç kontrollerin etkinliğinin gözden geçirilmesi ve güçlendirilmesi için denetim planları hazırlanır ve Denetim Komitesi’nin görüş ve onayına sunulur. Risk bazlı değerlendirme sonucunda risk seviyesi daha yüksek bulunan birimler öncelikli olarak denetim planına dâhil edilir. Bu denetimler kapsamında yolsuzluk ve rüşvet riskleri ele alınır aynı zamanda bertaraf edici kontroller gerçekleştirilir. Bu kontrollerin yetersiz bulunması durumunda ise düzeltici aksiyonlar ilgili birimler tarafından gündeme getirilir. Denetim faaliyetlerinin sonuçları yazılı ve sözlü olarak İç Denetim Müdürlüğü tarafından Genel Müdür ve Yönetim Kuruluna bağlı Denetim Komitesine sunulur. Denetimler sonucunda tespit edilen önemli konular ve sorunlar İç Denetim Müdürlüğü ve Etik Kurul tarafından yılda en az dört kez toplanan ilgili Yönetim Kurulu Komitelerinde ele alınır. 2020 yılında yapılan denetimlerde herhangi bir rüşvet vakasına rastlanmamıştır.

Çalışma ilkelerine uygun hareket edilmesi, şirket değerleri ve etik prensiplerimize bağlı kalınması konusunda tüm çalışanlarımız sorumludur ve bu konuda çalışanlarımızdan yazılı taahhüt alınır. Bunun için çalışanlarımıza etik kurallarımız ile rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusunda şirket anlayışımızın iletişimi gerçekleştirilir. Firmamıza katılan yeni çalışanlarımız da imza karşılığında etik kurallar ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikamız iletilir. İşe yeni başlayan personellerimiz için verilen zorunlu işe giriş eğitimlerinde etik kurallar konusu da dâhil edilmiştir. Mevcut personelimiz ise Aralık 2017’den beri periyodik olarak birim bazında etik kurallar hakkında bilgilendirme toplantılarına katılmaktadırlar.

Üst ve orta düzey yöneticilerimiz etik kurallara gereken önemin verilmesi ve çalışan uyumu konusunda asli sorumluluk sahibidir. Çalışanlarımızın, etik kurallara uygun davranmaları nedeniyle şirketin uğrayacağı herhangi bir zarardan sorumlu tutulmayacağı, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikamızda açıkça belirtilmiştir. Söz konusu kural ve politikalara uyum konusunda Yönetim Kurulu üyeleri, tedarikçilerimiz, bayilerimiz ve tüm diğer iş ortaklarımız ve paydaşlarımız yükümlülük sahibidirler. Tüm paydaşlarımızla gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerimizde iş etiğine uyum ve yolsuzlukla mücadeleyi faaliyetlerimizin önemli bir parçası olarak görürüz ve gereken iyileşmelerin gerçekleşmesini sağlarız. Söz konusu kural ve politikaların iş ortaklarımızla iletişimini internet sitemiz kanalıyla gerçekleştirilir ve internet sitemiz vasıtasıyla paylaşılan bu kural ve politikalar her zaman erişilebilir vaziyettedir.

İş ortaklarımızı seçerken ve iş ortaklıklarımızı kurarken etik kurallarımız ve rüşvet ve yolsuzluk politikamıza uyum konusu yapılan değerlendirmelerde en önemli konularımızdandır. Bunun için, tedarikçi ve bayii seçimi gibi iş ortaklıklarının kurulması sürecinde rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konularının da yer aldığı “durum tespiti süreci (due-diligence)” çalışmaları yürütülür.

Mal veya hizmet alınacak ya da temsil yoluyla iş görecek firma değerlendirmelerinde, yolsuzluk ve rüşvet ile mücadele riskini de içeren şirket içi prosedürlerle belirlenmiş kriterler kullanılmaktadır. Söz konusu değerlendirme sürecinde ilgili iş birimi ve satın alma departmanları beraber hareket ederler. Kriterleri sağlayan firmalar arasından seçim yapılması ve ücret belirlenmesi sırasında farklı alternatifler satın alma birimi tarafından değerlendirilir ve Tofaş açısından en avantajlı bulunan firma ile çalışılır. Firma seçimi esnasında uygulanan metotlarda şeffaflık ve adil olma prensipleriyle hareket edilir. Beraber çalışılan firmalara sadece Tofaş kural ve politikalarıyla ilgili yasal düzenlemelere uygun hizmet sağlamaları koşuluyla ödeme gerçekleştirilir. Hizmet karşılığında yapılan ödemelerin uygunluğu ve söz konusu kural ve politikalarla uyumluluğunu sağlamak adına iş süreçlerinde gerekli kontrol noktaları oluşturulmuştur. Bu kontrol noktalarının etkinliği İç Denetim Müdürlüğü tarafından düzenli olarak test edilmektedir. İş ortaklarımızla yapılan sözleşmelerde uyulması beklenen etik davranış kurallarına ve uygulama prensiplerine ve bağlayıcılığı bulunan yasalara yer verilir. İş ortağımızın, sözleşmede belirtilen bu konular uyumsuz hareket etmesi halinde, bu durumun fesih sebebi olacağını iş ortaklarımıza belirtiriz. Ayrıca, iş ortaklarımızın yolsuzluk ve rüşvetle mücadele ile ilgili performansı devamlı olarak takip edilmektedir. 2020 yılı içerisinde iş ortaklarımızla ilgili herhangi bir rüşvet ya da yolsuzluk vakası bulunmamaktadır.

Yönetim Kurulu Komiteleri, şirketimizin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politika, mekanizma ve raporlamalarının yeterliliğini yılda en az bir kere değerlendirir. Tofaş Yönetim Kurulu’na bağlı Denetim Komitesi şirketimizin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konularında geliştirdiği mekanizma, sistem ve prosedürleri bağımsız olarak değerlendirmiş ve uygun bulmuştur. Değerlendirme sonucu 03.02.2021 tarihli komite toplantı tutanağında yer almaktadır.

Uluslararası veri sağlayıcı kuruluşlar, kamu otoriteleri ve sosyal medya gibi çeşitli kanallardan alınan bilgiler doğrultusunda, şirket kuralları ve yürürlükteki düzenlemelere uyum sağlamak adına rüşvet ve yolsuzluk konusunda kara listeye alınmış şirket ve kişileri takip ederiz. Rüşvet verdiği bilinen veya şüphelenilen tedarikçi, yüklenici, aracı, müşterilerin prosedürümüze göre tespitini gerçekleştirir ve devam eden sözleşmelerin fesih işlemleri gerçekleştirilir.

Etik Davranış Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasına aykırı durumların tespit edilebilmesi için erişilebilir ve açık bildirim kanalları bulunmaktadır. Bu konuda farkındalık yaratmak için çalışanlarımıza, tedarikçilerimize ve diğer paydaşlarımıza söz konusu kural ve politikalara aykırı durumları bildirebilecekleri iletişim kanalları düzenli aralıklarla hatırlatılır. Bu kural ve politikalara uygun olmadığı düşünülen durumları bildirmek için çalışanlarımız, iş ortaklarımız ve diğer paydaşlarımız isim belirtmeden etikkurul@tofas.com.tr adresine anonim olarak yazabilmektedirler. Müşteri ilişkileri merkezi ve kurumsal internet sayfamız vasıtasıyla gelen bildirimler ve çalışan bildirimleri de değerlendirmeye alınmaktadır.

Belirtilen kanallar vasıtasıyla gelen bildirimlerde yer alan bilgiler ve buna ilişkilen yürütülen soruşturmanın gizliliği Etik Kurulun güvencesi altında gerçekleşir. Bildirimde bulunan çalışanlar ve paydaşların herhangi bir olumsuz durumla karşılaşmaması Etik Kurul tarafından sağlanır. Tofaş Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensiplerinde ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasında bu hususlara açıkça yer verilmiştir.

Tofaş, Etik Kurallarında belirttiği üzere, herhangi bir siyasi ya da ideolojik eğilimin ve bununla ilişkili örgütlenmelerin tarafı olmaz. Tofaş tarafından siyasi partilerin, politikacıların ve adayların yürüttüğü kampanya ve siyasi faaliyetlere doğrudan veya dolaylı olarak ayni, maddi, manevi herhangi bir destek verilmez. Kamu kuruluşlarıyla kurulan ilişkiler şeffaftır ve bu ilişkiler çerçevesinde bilgi alışverişinde bulunulur ve talep üzerine sektörümüz hakkındaki bilgiler açıkça paylaşılır. Sektör geneline yönelik sorunlar ve gelişim fırsatlarının paylaşılması için sektörel sivil toplum kuruluşları ile çaba harcarız. İhale alımı veya kamu kuruluşlarının müşterimiz olması durumunda, yasalara ve prosedürlere tam uyum prensibiyle hareket eder serbest rekabet kurallarına bağlı kalırız.

Yolsuzlukla Mücadelenin Raporlanması

Etik Kurallarımız ile Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikamızı kapsayan online eğitim ve hatırlatma faaliyetleri vasıtasıyla Tofaş Etik Kurallarının çalışanlarımız, tedarikçilerimiz ve bayilerimiz tarafından tanınması ve benimsenmesi amaçlanmaktadır. Bu eğitim programı kapsamında teorik bilgilere ve iş yaşamında karşılaşılan vaka örneklerine yer verilmektedir. 2016 yılında ilk kez uygulanan online eğitim programı, 2018 yılında güncellenmiş olup 2020 yılında 750 bayi çalışanına online eğitim verilmiştir. Tedarikçiler ve bayilerimizden alınan geri bildirimler doğrultusunda online eğitim programımız geliştirilmektedir. Sürdürülebilirlik raporu kapsamında bayiler, tedarikçiler ve sivil toplum kuruluşlarına danışılarak gerçekleştirilen önceliklendirme analizi sonucunda iş etiği ve yolsuzlukla mücadele konusunu %95 oranında en öncelikli konu olarak öne çıkmıştır.

2020 yılı içerisinde iletişim kanallarımızdan rüşvet ile ilgili bir konu tarafımıza bildirilmemiş ve şirketimizde rüşvet ile ilgili herhangi bir vaka yaşanmamıştır. Yolsuzlukla ilgi herhangi bir iddia 2020 yılı içerisinde şirketimize yöneltilmemiştir. 2020 yılında Tofaş’a iletim kanalları üzerinden toplam 35 adet bildirimde bulunulmuş olup inceleme sonucu aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Paydaşlarımızdan etik uyum, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusunda gelen geri bildirimler, görüş ve öneriler ele alınarak mevcut uygulamaların iyileştirilmesinde faydalanılır. Tofaş, ülkemizde yolsuzluk ve rüşvetle mücadele konusundaki tecrübesiyle öne çıkan TEİD (Etik ve itibar Derneği) ile beraber çalışmakta, TEİD paydaşlarımızdan şirketimize bilgi akışını sağlamaktadır. Şirket yöneticilerimizden 2 kişi TEİD yönetim kurulunda yer almaktadır. İç Denetim Müdürlüğümüz, TEİD’in yolsuzlukla mücadeleye ilişkin gerçekleştirdiği etkinliklere katılım sağlamakta olup paylaşılan bilgi ve görüşleri yakından takip etmektedir. TEİD’den alınan destekler için sadece üyelik ücreti ödenmektedir.

Her yıl TEİD’in OECD ve BM’nin yolsuzlukla mücadele konusunda hazırlanan en iyi uygulama örneklerini baz alarak hazırladığı “Yolsuzlukla Mücadele Programı Etkinlik Anketi” doğrultusunda şirketimizin yolsuzlukla mücadele programı ve raporlama sisteminin etkinliği değerlendirilir ve uygun görülen geliştirmeler yapılır. Şirketimiz bu konuda uluslararası platformda olan gelişmeleri takip etmek üzere TEİD, BM, OECD ve B20 çalışma gruplarının aktif bir üyesi ve katılımcısıdır.

Avrupa’nın en büyük yolsuzlukla mücadele kolektif eylemi olan “İş Etiği Ortak İlkeler Beyanı”nın 140 imzacısı arasında yer alan Tofaş, Türk otomotiv sektörünün ilk ve tek imzacısı olma özelliğini taşımaktadır. Yolsuzlukla mücadele konusunda sektör lideri olmak isteyen şirketimiz, büyük tedarikçilerimizi de bu kolektif eyleme katılma konusunda desteklemektedir.