Tofaş olarak tüm faaliyetlerimize, kurum kültürümüzün temel taşlarını oluşturan iş etiği kurallarına bağlılık ile yolsuzluk ve rüşvete karşı “sıfır tolerans” anlayışı yön vermektedir. Etik değerlerimizi ve uymamız gereken kuralları “Tofaş Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensipleri” dokümanı ile düzenleriz. Yolsuzlukla mücadeleye bakış açımızı ise Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikamızda tanımlarız.

Söz konusu kural ve politikalarımızda, iş etiğine uygun davranılması, her türlü şirket varlığının ve bilgisinin korunması, çıkar çatışmasının önlenmesi, iş ortaklıklarının kurulmasında dikkat edilmesi gereken hususlar, iş sağlığı ve güvenliği, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konuları ele alınmaktadır. Bunun yanında ihlallerin bildirimi için oluşturulan mekanizmalar ve ihlal halinde uygulanacak disiplin kuralları ve yaptırımlar da söz konusu dokümanların yapıtaşları arasında yer almakta ve süreç hassasiyetle takip edilmektedir. Ana hissedarlarımızdan Koç Holding’in imzacısı olduğu Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi’nin (UNGC) yolsuzlukla mücadele başlıklı 10. ilkesini de iş etiği ve yolsuzlukla mücadele yaklaşımımızın ayrılmaz bir parçası olarak kabul ederiz.

İş etiği ve yolsuzlukla mücadele kapsamında, Tofaş Etik Kurulu ve İç Denetim Müdürlüğü koordinasyonunda risk bazlı değerlendirme, izleme, denetleme, raporlama ve eğitim faaliyetlerini içeren bir uyum programı takip ederiz. Yolsuzlukların önlenmesi amacıyla iş süreçlerinde görevler ayrılığı ilkesi benimsenmiş, gerekli kontrol noktaları tanımlanmıştır. İş süreçlerinin ve kontrol noktalarının işlevselliği ve etkinliği İç Denetim Müdürlüğü’nün yapmış olduğu periyodik denetimlerle gözden geçirilmektedir. Bununla birlikte iş süreçleri ve şirketin finansal tabloları bağımsız denetim ekiplerince de yılda en az 2 defa denetlenmektedir.

Tofaş Yönetim Kurulu, şirket faaliyetlerinin yasal mevzuata, Tofaş Etik Kurallarına ve Tofaş Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasına uyumlu olarak yürütülmesinden birinci derecede sorumludur. Bu sorumluluk Yönetim Kurulu’nun görevlendirdiği Tofaş Etik Kurulu aracılığıyla yürütülür. Etik Kurul; CEO, Baş Hukuk Müşaviri, İnsan Kaynakları Direktörü ve ilgili diğer direktörlerden oluşmakta olup, 6 ayda bir ya da üyelerden herhangi birinin çağrısı üzerine toplanır. Tofaş Etik Kurulu, etik ilkelerin şirket içinde yayılmasından ve anlaşılmasından, iç ve dış paydaşlarla iletişimden, gerekli durumlarda revizyonundan, etkin yönetiminden, çalışan ve üçüncü kişilerin ihlal bildirimlerinin incelenmesi ve karara bağlanmasından, gerekli durumlarda soruşturma komisyonlarının kurulmasından ve kararların disiplin prosedürüne uygun olarak uygulanmasından ve ilgili mercilerin bilgilendirilmesinden sorumludur.  İhlal hallerinde uygulanacak, sözleşme iptaline kadar varan yaptırımlar Tofaş Etik Davranış Kuralları ve Personel Yönetmeliğinde düzenlenmektedir.

Tofaş Etik Kurulu aynı zamanda belirlenen rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası ve etik kurallara uyumun gözlenmesi ve denetiminden sorumludur. Söz konusu kural ve politikalara uyumla ilgili denetleme faaliyetleri Tofaş Etik Kurulu adına İç Denetim Müdürlüğü tarafından periyodik olarak gerçekleştirilmektedir. Etik kurallar, yolsuzluk ve rüşvet ile ilgili risklerin belirlenmesinde risk bazlı değerlendirme esas alınmaktadır. Risk bazlı değerlendirmelerde, gerçekleştirilen faaliyetin niteliği, gerçekleştirildiği yer, maruz kalınan iç ve dış riskler ve hâlihazırdaki iç kontroller gibi birçok unsur göz önünde tutulmaktadır. Maruz kalınan iç ve dış risklerin tespitinde yolsuzluk ve rüşvet riski önemli kriterler arasındadır. Örneğin kamu ve özel sektör tedarikçi ve müşterileriyle doğrudan işlem yapan birimler daha riskli addedilmektedir.

İç Denetim Müdürlüğü tarafından hazırlanan risk değerlendirmesi sonucuna göre gerekli görülen noktalarda iç kontrollerin etkinliğinin gözden geçirilmesi ve güçlendirilmesi için denetim planı hazırlanmaktadır. Hazırlanan denetim planı Denetim Komitesi’nin görüş ve onayına sunulmaktadır. Diğer taraftan hazırlanan risk bazlı değerlendirme sonucu nispeten daha riskli görülen birimler öncelikli olarak denetim planına dâhil edilmekte veya rutin olarak kontrole tabi tutulmaktadır. Gerçekleştirilen denetim faaliyetlerinde yolsuzluk ve rüşvet riskleri ele alınmakta, bu riskler bertaraf edici kontroller ile değerlendirilmektedir. Mevcut risklerle ilgili kontrollerin yetersiz görülmesi durumunda ilgili birimler tarafından düzeltici aksiyonlar devreye alınmaktadır. İç Denetim Müdürlüğü denetim faaliyetlerinin sonuçlarını yazılı ve sözlü olarak Genel Müdür ve Yönetim Kuruluna bağlı Denetim Komitesine sunar. Önemli şikâyet, sorunlar ve inceleme sonuçları İç Denetim Müdürlüğü ve Etik Kurul aracılığı ile yılda en az dört kere toplanan ilgili Yönetim Kurulu Komitelerinde değerlendirilerek gözden geçirilir. 2017 yılında yapılan denetimlerde herhangi bir rüşvet vakasına rastlanmamıştır.

Değerlerimizi ve etik ilkelerimizi korumayı, çalışma ilkelerine uygun hareket etmeyi tüm çalışanlarımızın sorumluluğu olarak görür ve yazılı taahhütlerini alırız. Bu kapsamda tüm çalışanlarımızla etik kurallarımız ile rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikamızın iletişimi gerçekleştirilmiştir. Mevcut çalışanlarımızdan almış olduğumuz yazılı taahhütlere ek olarak, aramıza katılan yeni çalışma arkadaşlarımıza etik kurallar ile rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası imza karşılığı takdim edilmektedir. Bununla birlikte işe yeni giren personele verilen zorunlu işe giriş eğitimlerinde etik kurallara da yer verilmeye başlanmıştır. Ayrıca Aralık 2017 tarihi itibariyle mevcut personele periyodik olarak birim bazında etik kurallar hakkında bilgilendirme toplantıları programı uygulanmaya başlanmıştır. Raporlama dönemini içeren Aralık 2017’de toplam 35 kişinin katılımıyla ilk bilgilendirme toplantısı gerçekleştirilmiştir. Etik kurallara gerekli önemin verilmesi ve çalışanların uyumunun sağlanması tüm üst ve orta düzey yöneticilerin asli sorumlulukları arasındadır. Tofaş çalışanlarının, etik kurallara uygun davranmaları nedeniyle şirketin uğrayacağı herhangi bir zarardan sorumlu tutulmayacağı Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikamızda açıkça belirtilmiştir. Çalışanlarımızın yanı sıra Yönetim Kurulu üyelerimizin, tedarikçi ve bayilerimizin kısaca tüm iş ortaklarımızın ve tüm paydaşlarımızın söz konusu kural ve politikalarımıza tam uyum göstermesi zorunludur. İş etiğine uyum ve yolsuzlukla mücadeleyi faaliyetlerimizin ayrılmaz bir parçası olarak görürüz ve sürekli iyileştirme için çaba harcarız.

İş etiği ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili kural ve politikalarımızın iş ortaklarımızla iletişimini web sitemiz, süreli yayınlarımız gibi platformlar vasıtasıyla kesintisiz bir şekilde gerçekleştiririz. Etik davranış kuralları ve rüşvet konularını kapsayan online eğitimimizi alan tedarikçilerimiz ve bayilerimizden topladığımız geri bildirimlerle online eğitim programımız geliştirilmiştir. Ayrıca sürdürülebilirlik raporunda yer alacak konuların önceliklendirilmesi aşamasında bayi, tedarikçi ve sivil toplum kuruluşlarına da danışılmıştır. Buna göre ilgili paydaşlarımız iş etiği ve yolsuzlukla mücadele konularını %95 oranında en öncelikli konu olarak tespit etmişlerdir.

Çeşitli ticari iş ortaklıklarının kurulması, tedarikçi ve bayi gibi iş ortaklarının seçiminde rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konularını da içeren "due-dilligence" çalışmaları yürütüyor, ilgili kural ve politikalarımıza uyum gösterebilecek iş ortaklarını seçiyor ve ortaklığın kurulmasından önce etik uyum kriterlerini de içeren değerlendirmelere tabi tutuyoruz.

Mal ya da hizmet alınacak ya da temsil yoluyla iş görecek olan firma seçimlerinde, şirket içi prosedürlerde belirlenmiş objektif kriterler gözetilmektedir. Söz konusu kriterler yolsuzluk ve rüşvet riski gibi konuları da içermekte olup ön değerlendirmeler ilgili iş birimi ve satınalma birimi tarafından ortaklaşa yapılmaktadır. Kriterleri sağlayan firmalar arasından seçim yapılması ve ücretinin belirlenmesi aşamasında satınalma birimi tarafından alternatifler değerlendirilmekte ve Tofaş açısından en avantajlı olan firma ile çalışılmaktadır. Firma seçim metotlarında temel olarak adalet ve şeffaflık etik prensipleri benimsenmektedir. Söz konusu firmalara yalnızca Tofaş kural ve politikaları ile ilgili yasal düzenlemelere uygun hizmetleri karşılığında ödeme yapılmaktadır. Hizmet karşılığı ödemelerin uygunluğunu teminat altına almak amacıyla iş süreçleri üzerinde gerekli kontrol noktaları oluşturulmuş olup, İç Denetim Müdürlüğü tarafından da bu kontrol noktalarının etkinliği periyodik olarak test edilmektedir. İş ortaklarımız ile yaptığımız sözleşmelerde yasalara, etik davranış kuralları ve uygulama prensiplerine yer veriyor, uyulmaması halinde bunun bir fesih nedeni olacağını ifade ediyoruz. Buna ek olarak iş ortaklarının yolsuzluk ve rüşvetle mücadeleyle ilgili performansını takip ediyoruz. 2017 yılında iş ortaklarımızla ilgili tarafımıza ulaşan herhangi bir rüşvet ya da yolsuzluk vakası bulunmamaktadır.

Tofaş Etik Kurallarının tanınması ve benimsenmesi amacıyla Etik Kurallarımız ile Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikamızı kapsayan online eğitim ve hatırlatma faaliyetleri gerçekleştirilmektedir. Teorik bilgilerin yanında iş yaşamında karşılaşılabilecekleri vaka örneklerine de yer verdiğimiz eğitim programımız, sadece çalışanlarımızı değil, tedarikçi ve bayilerimizi de kapsamaktadır. 2017 yılsonu itibariyle 3.228’i bayi çalışanlarına olmak üzere toplam 5.238 kişiye online eğitim verilmiştir. 2016 yılında devreye aldığımız online eğitimler sayesinde rüşvet ve yolsuzlukla mücadele anlayışı konusundaki farkındalığın bir önceki raporlama dönemine göre daha da iyileştirildiği kanaatindeyiz (2018 yılının ilk çeyreğinde güncellemesi tamamlanan online etik eğitimi tüm çalışanlara zorunlu eğitim olarak atanmış ve Mart 2018 sonu itibariyle 226 personel bu eğitimi tamamlamıştır). 2017 yılında tüm çalışanlarımızdan çıkar çatışmasına sebep olacak bir durum içinde olup olmadıklarına dair beyanlarının yenilenmesi çalışması yapılmıştır.

Şirketimizin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politika, mekanizma ve raporlamalarının yeterliliği yılda en az bir kere Yönetim Kurulu Komiteleri tarafından bağımsız olarak değerlendirilmektedir. Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konularında geliştirdiğimiz mekanizma, sistem ve prosedürler bu bağlamda Tofaş Yönetim Kurulu’na bağlı Denetim Komitesi tarafından bağımsız olarak değerlendirilmiş ve uygun bulunmuştur. Değerlendirme sonucuna web sitemizde kamuya açık olarak yayınlamış olan 01.02.2018 tarihli komite toplantı tutağında yer verilmiştir.

Yürürlükteki düzenlemelere ve şirketin kendi kurallarına uyumun sağlanması amacıyla kamu otoritelerinden, uluslararası veri sağlayıcı kuruluşlardan ve sosyal medya kaynakları gibi çeşitli kanallardan alınan bilgiler doğrultusunda oluşturulan kara listeye alınmış kişileri ve şirketleri takip ederiz. Prosedürlerimize göre rüşvet verdikleri bilinen veya şüphelenilen aracı, tedarikçi, yüklenici ve müşterilerin tespitini sağlar ve söz konusu taraflarla devam eden sözleşmelerin fesih sürecini başlatırız.

Etik Davranış Kuralları ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasına aykırı durumların tespiti için kolay erişilebilir ve açık bildirim kanalları oluşturulmuştur. Çalışan farkındalığı yaratmak adına, iletişim kanalları, belirli aralıklarla çalışanlara, tedarikçilere ve diğer paydaşlara hatırlatılmaktadır. Söz konusu kural ve politikalarımıza uymadığına inandıkları her türlü durumda çalışanlarımız, iş ortaklarımız ve diğer tüm paydaşlarımız etikkurul@tofas.com.tr adresine isim belirterek veya anonim olarak bildirimde bulunabilmektedir. Bunun yanında şirketin kurumsal adresleri veya çalışanlarla ile paylaşılan bildirimler de değerlendirmeye tabi tutulmaktadır.

Paylaşılan bilgilerin ve ilgili soruşturmanın gizliliği Etik Kurulun güvencesi altındadır. Etik Kurul ayrıca rüşvet ve yolsuzluk bildiriminde bulunan çalışanların ve paydaşların herhangi bir negatif duruma maruz bırakılmayacağını garanti eder. Bu husus, Tofaş Etik Davranış Kuralları ve Uygulama Prensiplerinde ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasında açıkça vurgulanmıştır.

2017 yılı içinde Şirketimizde rüşvet ile ilgili herhangi bir vaka yaşanmamış ve iletişim kanallarımızdan yapılan bildirimlerde de rüşvet ile alakalı bir konu tarafımıza aktarılmamıştır. 2017 yılı içerisinde şirkete yolsuzlukla ilgili herhangi bir iddia yöneltilmemiştir. 2017 yılında iletişim kanalları üzerinden Tofaş’a çeşitli konularda 14 adet bildirimde bulunulmuştur. Alınan bildirimlerin inceleme sonucu aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.

İletişim Kanallarına Ulaşan Bildirimler	2017		2016	2015
Disiplin Kararı Alınanlar	5		3	2
Uyumsuzluk Tespit Edilmeyenler	9		6	3
TOPLAM	14		9	5

Etik Kurallarımızda açıkça belirtildiği üzere, Tofaş olarak hiçbir siyasi veya ideolojik düşünce, eğilim ya da örgütlenmenin tarafı olmaz; siyasi parti, politikacı ve adayların faaliyet veya kampanyalarına doğrudan ya da dolaylı olarak ayni, maddi veya manevi destek vermeyiz. Kamu kuruluşlarıyla kurduğumuz şeffaf ilişkiler çerçevesinde karşılıklı bilgi alışverişinde bulunur ve sektörümüz hakkındaki bilgi taleplerine açık bir şekilde yanıt veririz. Bunun yanında, sektörel sivil toplum kuruluşlarının çalışmaları aracılığıyla sektör geneline yönelik sorunları dile getirmek için çaba harcarız. Kamu kuruluşlarının müşteri konumunda olduğu ya da ihale alımının söz konusu olduğu durumlarda ise yasalara ve prosedürlere tam uyum prensibinden ödün vermeden serbest rekabet kuralları çerçevesinde hareket ederiz.

Şirketimiz, paydaşlarımızdan etik uyum, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili gelen her türlü fikir, görüş ve önerileri titizlikle değerlendirmekte ve mevcut uygulamalarına entegre etmektedir. Bu kapsamda yolsuzluk ve rüşvetle mücadele ve önlemleri konusunda ülkedeki en faal platform ve sivil toplum örgütü olan TEİD (Etik ve İtibar Derneği) ile işbirliği içerisindedir. Rüşvetle mücadele mekanizmaları konusunda paydaşlardan şirketimize bilgi akışı sağlanmasında TEİD önemli bir rol oynamaktadır. Şirketimiz yöneticilerinden 2 kişi TEİD yönetim kurulunda aktif olarak görev yapmaktadır. TEİD’in yolsuzlukla mücadeleye ilişkin bilgi ve görüşlerin paylaşıldığı etkinlikleri, İç Denetim Müdürlüğü tarafından da katılım sağlanarak yakından takip edilmektedir. TEİD’den alınan destekler için üyelik ücreti haricinde ilave bir ücret ödenmemektedir.

Şirketimizin yolsuzlukla mücadele programı ve raporlama sisteminin etkinliği yıllık olarak TEİD tarafından OECD ve BM’in konu ile ilgili en iyi uygulama rehberleri baz alınarak hazırlanmış olan “Yolsuzlukla Mücadele Programı Etkinlik Anketi” ile değerlendirilir ve geliştirme önerilerine uygun olarak geliştirilir. Şirketimiz aynı zamanda bu alandaki uluslararası gelişmeleri takip etmek üzere TEİD, BM, OECD ve B20 çalışma gruplarına üye ve aktif katılımcıdır.

Şirketimiz yolsuzlukla mücadele alanında sektöre öncülük etme amacına uygun olarak Avrupa’nın bu alandaki en büyük yolsuzlukla mücadele kolektif eylemine katılmıştır. “İş Etiği Ortak İlkeler Beyanı” nın 140 imzacısı arasında olan TOFAŞ otomotiv sektöründen ilk ve tek imzacı olma sıfatını sürdürmekte ve büyük tedarikçilerimizi de aynı kolektif eyleme katılımları yönünde teşvik etmektedir.

Tofaş İş Etiği Kuralları, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası ve konuya yönelik diğer işleyiş detaylarına http://www.tofas.com.tr/tr/surdurulebilirlik/Pages/KurumsalYonetim/TofasEtikKurallari.aspx  adresinden ulaşabilirsiniz.